Koniec roku. Jakie obowiązki ma organizacja?

Koniec roku to gorący czas podsumowań, sporządzania sprawozdań i rozliczeń. Sprawozdawczość dotyczy zarówno całej organizacji, jak i poszczególnych projektów, z których musimy się rozliczyć przed darczyńcami i instytucjami. Oto kilka podpowiedzi i przypomnień.

 

SPRAWOZDANIE Z WYKORZYSTANIA DOTACJI – WSKAZÓWKI I TERMINY

Przy korzystaniu z dotacji warunki dotyczące wydawania przekazanych nam pieniędzy są zwykle zapisane w umowie. Przed zakończeniem okresu realizacji dotacji warto jeszcze raz kontrolnie zajrzeć do dokumentów, żeby upewnić się, że mamy właściwą wiedzę i jesteśmy w stanie wypełnić wszystkie zawarte w niej nasze obowiązki.
 
Termin wydania pieniędzy
Przede wszystkim musimy precyzyjnie znać okres ponoszenia kosztów w ramach dotacji – powinien być zapisany w umowie jako termin realizacji projektu. Oznacza to, że przekazane nam pieniądze mogą być wykorzystane na koszty ponoszone wyłącznie w wymienionym w umowie okresie.
Jeśli termin realizacji dotacji zbiega się z końcem roku, musimy poznać warunki rozliczenia kosztów i wydatków. Jeśli otrzymaliśmy dotację na okres kończący się 31 grudnia 2012 r., to możemy ponosić koszty tylko do końca roku. Ale musimy jeszcze wiedzieć, czy mamy wydać wszystkie pieniądze w tym czasie, czy też możemy jeszcze w styczniu dokonywać płatności związanych z kosztami grudniowymi.
Zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 151 ust. 2 pkt 3) „termin wykorzystania dotacji, nie może być dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego”.
 
Przykładem takiego kosztu, którego płatność tradycyjnie jest dokonywana w kolejnym miesiącu, są składki ZUS (do 15 dnia następnego miesiąca) czy podatku dochodowego od osób fizycznych (do 20 dnia następnego miesiąca). Jeśli więc np. wypłacimy wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie w grudniu, to mamy obowiązek zapłaty podatku dochodowego do 20 stycznia.
W przypadku projektów realizowanych ze środków FIO tylko koszty zapłacone do 31 grudnia będą uznane za kwalifikowane. W przypadku środków samorządowych jest podobnie (choć mogą się zdarzyć przypadki samorządów, które dopuszczają zapłatę pochodnych od wynagrodzeń – składek ZUS i podatku od osób fizycznych – jeszcze w styczniu; należy o to dopytać w urzędzie gminy).
Tak więc wszystkie faktury i rachunki dotyczące kończącego się projektu muszą wpłynąć do organizacji i być zapłacone jeszcze w grudniu. Tu musimy być szczególnie czujni, gdyż brak dokonanej zapłaty do 31 grudnia może oznaczać nieuznanie tego kosztu za koszt kwalifikowany. Powinniśmy prześledzić koszty projektu i historię jego konta bankowego, odnajdując koszty i ich płatności, lub poprosić księgowego o potwierdzenie zapłaty wszystkich kosztów projektowych (księgowy może to zrobić na podstawie analizy rozrachunków z kontrahentami).
Pamiętajmy, że nie wszystkie banki obsługują klientów 31 grudnia. Musimy więc dobrze rozplanować dokonanie ostatnich płatności w roku.
 
Termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji
Może się zdarzyć, że nie uda nam się wykorzystać całej otrzymanej części dotacji. Powinniśmy ponownie sprawdzić w umowie, w jakim terminie mamy obowiązek jej zwrotu na konto bankowe instytucji finansującej. Warto dodać, że w wypadku środków publicznych – np. samorządowych czy z FIO – termin wyznaczony w umowie wynika z ustawy o finansach publicznych (art. 151 ust.2 pkt 6) i wynosi „nie dłużej niż 15 dni od określonego w umowie dnia wykonania zadania”. Pamiętajmy jednocześnie o konieczności doliczenia odsetek ustawowych od zwracanej części dotacji (za cały okres przetrzymywania jej na koncie bankowym organizacji do dnia zapłaty).
 
Termin złożenia sprawozdania
Termin złożenia sprawozdania z realizacji projektu zwykle również jest zapisany w umowie. Przy umowach przekraczających okres jednego roku często wymagane jest sprawozdanie okresowe, np. za pierwszy rok realizacji projektu. Upewnijmy się, czy sprawozdanie takie mamy złożyć do 31 grudnia, czy też sporządzić je za okres do 31 grudnia, z późniejszym, ale zwykle też określonym terminem jego przesłania.
W przypadku umów o dofinansowanie w ramach środków publicznych w tym samorządowych czy w ramach FIO, przeznaczonych na realizację zadania publicznego (zgodnie z art. 152 ustawy budżetowej i rozporządzeniem MPiPS z dn. 27 grudnia 2005 r.) termin złożenia sprawozdania końcowego wynosi 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Tak więc gdy projekt kończy się w tym roku, termin złożenia rozliczenia końcowego przypada 30 stycznia 2013 r.
 
W poszukiwaniu zaginionych dokumentów
Przygotowania do końca roku zacznijmy od odświeżenia pamięci i przeglądu gromadzonej dokumentacji: czy przypadkiem nie przechowujemy u siebie rozliczenia delegacji czy faktury za zakup materiałów biurowych, czy umowy o przekazanie darowizny? Pamiętajmy, że księgowi zaksięgują tylko te wydatki koszty i przychody, na które otrzymali od nas dokumenty.
 
Przeksięgowania w ramach dotacji
Monitoring wydatkowania pieniędzy z dotacji powinien być prowadzony na bieżąco, abyśmy w każdej chwili mieli wiedzę na temat środków już wydanych w odpowiednich pozycjach budżetowych i pozostałych kwotach do wydatkowania. Jeśli jednak nie robiliśmy tego konsekwentnie i regularnie w trakcie projektu, warto przed końcem roku dokonać analizy wszystkich kosztów organizacji, aby zidentyfikować ewentualne błędne księgowania (np. przypisanie do niewłaściwych projektów czy do niewłaściwych pozycji budżetowych).
  • W tym celu powinniśmy poprosić księgowego o dane księgowe (tzw. obroty na kontach) o kosztach poszczególnych działań z podziałem na projekty.
  • Jeśli nadal mamy wątpliwości co do poszczególnych grup kosztów, powinniśmy poprosić księgowego o szczegółowe tzw. zapisy (dotyczą poszczególnych faktur, rachunków wpisanych do danej grupy kosztów).
Jeśli zadekretowaliśmy dany koszt do niewłaściwego projektu, możemy dokonać jego przeksięgowania. Pamiętajmy jednocześnie o odpowiedniej zmianie opisu na oryginale dokumentu finansowego (np. faktury czy rachunku do umowy). Zmiany księgowań kosztów w ramach projektów przed zakończeniem ich realizacji dają nam szansę na wprowadzenie zmian budżetowych czy też dokonanie jeszcze dodatkowych zakupów. Termin wprowadzania zmian budżetowych zwykle też jest określony w umowie (np. umowie w ramach FIO ostatnim dniem na zmiany jest 15 grudnia).
Pamiętajmy jednak, że musimy umieć uzasadnić zakupy usług czy towarów w ramach działań projektowych. I tak np. trudno nam będzie udowodnić potrzebę zakupu komputera w grudniu na potrzeby kończącego się za kilka dni projektu.
 
AUDYT PROJEKTÓW
Niektóre instytucje finansujące wymagają przeprowadzenia audytu projektu – wówczas obowiązek ten jest zapisany w umowie. Termin przeprowadzenia audytu również powinien być w niej określony – często wyznacza się go w trakcie trwania projektu, aby możliwe było wprowadzenie w realizowanym projekcie ewentualnych zmian wynikających z badania. Należy więc koniecznie sprawdzić w umowie, czy dany projekt wymaga przeprowadzenia audytu i w jakim terminie.
 
INWENTARYZACJA
Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 26) NGO mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Podlegają jej m.in.:
  • środki trwałe – raz na cztery lata musi być dokonany spis z natury; należy więc sprawdzić, kiedy był przeprowadzony ostatni spis środków trwałych, żeby się upewnić, czy w danym roku nie musimy przeprowadzić kolejnego; inwentaryzację środków trwałych musimy zakończyć do 15 stycznia 2013 r.;
  • środki pieniężne (kasa, czeki bankowe) – musi być sporządzony protokół kasy ze stanem na dzień 31 grudnia danego roku. Protokół powinien być spisany ostatniego dnia roku w obecności co najmniej dwóch osób wyznaczonych do udziału w komisji. Spisujemy banknoty i monety znajdujące się w kasie w tym dniu: w protokole zaznacza się wartość nominału i liczbę monet lub banknotów o danym nominale oraz łączną wartość środków pieniężnych. Spisywane są też czeki bankowe, jeśli są przechowywane w kasie. Protokół podpisują członkowie komisji.
ROZLICZENIA Z KONTRAHENTAMI I PRACOWNIKAMI
Przed zakończeniem roku księgowy organizacji sprawdza:
  • Czy na konto organizacji wpłynęły wszystkie należne pieniądze, np. z zawartych umów o dofinansowanie, czy w ramach obiecanych darowizn od darczyńców prywatnych.
  • Księgowi mogą podać informację, czy wpłynęły środki zgodnie z umową. Ale zdarza się, że organizacje nie zawierają umów pisemnych z darczyńcami, wówczas cała wiedza o oczekiwanej wpłacie znajduje się wyłącznie w „głowie” zarządzającego. Dobrze jest więc zebrać informacje o ustnych obietnicach i przypomnieć się potencjalnemu darczyńcy przed końcem roku.
  • Przychody (w tym darowizny prywatne). Są wykazane w rachunku wyników (rachunku zysków i strat, jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą). Od poziomu przychodów i kosztów zależy wynik finansowych organizacji. Jeśli więc uda nam się jeszcze w starym roku uzyskać obiecane od darczyńcy przychody, znajdą się one w naszym sprawozdaniu finansowym i podwyższą jego wynik.
W przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą należność stanowią wystawione przez nią faktury, a jeszcze nie zapłacone przez klienta. W interesie organizacji jest uzyskanie płatności w wyznaczonym (na fakturze) terminie, o które niekiedy trzeba się upomnieć.
Rozrachunki z ZUS i urzędem skarbowym. Jeśli są jakieś niezgodności – nadpłata lub niedopłata – dobrze jest je wyjaśnić przed końcem 2012 r. Zaległości wobec tych urzędów są szczególnie kłopotliwe i kosztowne dla organizacji, gdyż należy dodatkowo zapłacić naliczane odsetki. A ponieważ odsetki od niezapłaconych w terminie tzw. zobowiązań publicznoprawnych, czyli składek ZUS czy podatku, nie stanowią kosztów statutowych, w konsekwencji organizacja będzie musiała zapłacić podatek dochodowy od osób prawnych.
  • Rozrachunki z pracownikami. Dotyczy to zarówno wypłacanych wynagrodzeń, jak i pobieranych i rozliczanych zaliczek. Pracownicy nie powinni przetrzymywać pieniędzy organizacji i trzeba im przypomnieć o zwrocie pobranej, a nierozliczonej zaliczki.
  • Czy organizacja wywiązała się ze wszystkich zobowiązań wobec dostawców towarów i usług, czyli czy zapłaciła za wszystkie faktury, rachunki i czy zapłaciła je w dobrej wysokości. Częstą praktyką, już teraz nieobowiązkową, jest wysyłanie tzw. potwierdzeń sald, czyli informacji do kontrahenta (dostawcy, odbiorcy) o stanie jego rozliczeń z organizacją na dany dzień.
Pamiętajmy, że należności (to, co ktoś nam jest winien) i zobowiązania (to, co my komuś jesteśmy winni) są pokazane jako wydzielone pozycje w naszym bilansie. Bilans pokazuje stan finansowy organizacji na koniec roku finansowego. Po 31 grudnia 2012 r. w tych pozycjach nie będą już możliwe zmiany.
Warto przed końcem roku dokonać przeglądu przychodów, kosztów oraz należności i zobowiązań, które znajdą się potem w prezentacji naszego sprawozdania finansowego.